על סמך הניסיון הרב שצברתי, אני רוצה לתת לכם כלים בסיסיים למיון וארגון המסמכים שנצברו: אסביר כיצד לעבוד באופן שיטתי, לפי שלבים: שלב 1 - לעבור על הניירת שנערמה ולמיין אותה. שלב 2 - להחליט אילו מסמכים לשמור. שלב 3 - לארגן את הניירת הנחוצה בצורה יעילה ונוחה לשימוש

תשתדלו לעבוד על שולחן גדול, שיהיה מקום לחלק לערימות רבות - לכל נושא ערימה נפרדת. קחו בכל פעם כמות קטנה יחסית של מסמכים – תשתלטו עליה ותמשיכו הלאה. במקרה שיש יותר מבנק אחד – את המסמכים של כל בנק לשים בערימה נפרדת. אחר כך למיין כל ערימה, של כל בנק, לפי נושאים – עו"ש, פיקדונות, תכניות חסכון וכו'. ביטוחים – לחלק לערימות לפי סוג הביטוח:ערימות נפרדות לביטוח סיעודי, ביטוח בריאות, ביטוח בית, ביטוח רכב. חשבונות לתשלום למיין לפי סוג ההוצאה – חשמל, ארנונה, טלפון וכו'. מסמכים רפואיים למיין לפי התחומים הרפואיים – לב, אורטופד, נוירולוג וכו' וכך הלאה לגבי כל המסמכים.

הכלל הבסיסי – יש מסמכים שחייבים לשמור לתמיד, ויש מסמכים שצריך לשמור לתקופה מוגבלת. צריך לשמור לתמיד: חוזים ומסמכים אחרים בנוגע לנכסי מקרקעין – כל מסמך שקשור למכירה, רכישה והשקעה לגבי דירות / בתים/מגרשים/מבנים מסחריים. מסמכים ממנהל מקרקעי ישראל / חברות משכנות משכנתאות – אם כבר נפרעו, רק את אישור הסילוק צוואות, צווי ירושה וצווי קיום צוואה, תעודות פטירה ביטוחים - ביטוחי חיים, מנהלים, פנסיה, בריאות, סיעוד –את הפוליסות עצמן כולל הנספחים שלהן ומסמכים בנוגע לשינויים בהן וכן את הדוחות השנתיים צריך לשמור לתקופה מוגבלת: צריך לשמור ל- 7 שנים: מסמכים מהבנקים(לגבי חשבונות שסגרתם – מומלץ לשמור את המסמכים האחרונים לפני הסגירה כדי שתישאר בידיכם עדות לקיומו של החשבון) חשבונות בגין הוצאות שוטפות דפי כרטיס אשראי פוליסות ביטוח דירה/בית ורכב תיעוד לגבי הכנסות – לשכירים - תלושי שכר (טופסי 106 כדאי לשמור ליותר שנים) לפנסיונרים - פנסיה, ביטוח לאומי, האוצר, פיצויים לעצמאים - העניין מורכב יותר ויש להתייעץ עם רואה החשבון/ מנהל החשבונות/יועץ המס של העסק אחרי שהמסמכים האלה ממוינים ומאורגנים, אז מאוד נוח בכל שנה להשליך את המסמכים של השנה הכי מוקדמת, כך שתמיד יש לכם מסמכים מלא יותר מ - 7 שנים. צריך לשמור לפי העניין/שיקול הדעת: חשבונות קנייה של מוצרים משמעותיים + תעודות אחריות – לשמור כל עוד המוצר נמצא. מסמכים רפואיים – לפי נושא המסמך, לדוגמא: בדיקות דם לשמור רק מהשנה האחרונה. לעומת זאת, תוצאות צילומים ומיפויים שונים לשמור מספר שנים.

לסדר כל ערימה לפי סדר התאריכים של המסמכים באותה ערימה: בראש הערימה יהיה המסמך מהתאריך הכי מאוחר, וכך הלאה לתייק כל ערימה בקלסרים, לפי הנושאים השונים. רצוי להקדיש כל קלסר לנושא מסויים, לדוגמא: בקלסר "ביטוחים" לתייק את כל הערימות שנוגעות לביטוח, כאשר בין סוגי הביטוחים השונים יפרידו חוצצים עליהם ירשם סוג הביטוח באותו חוצץ.

על סמך הניסיון הרב שצברתי, אני רוצה לתת לכם את המלצותי בנוגע לכך: במקרה שכבר נצברו אצלכם מסמכים רבים ולאורך זמן – דרוש "מבצע" לטיפול בעניין, על מנת לצאת מההצטברות. מציעה שתשקלו האם יש באפשרותכם לבצע את המבצע בכוחות עצמכם או אולי בעזרת איש מקצוע חיצוני. אם תחליטו להשתמש בשירותי איש מקצוע חיצוני, חשוב שתסכמו איתו מראש שאחרי שהוא מסיים למיין ולארגן, הוא גם ידריך אתכם באופן מעשי כיצד למיין ולארגן את המסמכים מכאן ואילך, על מנת להימנע מיצירת ערימות חדשות ועל מנת שלא תצטרכו בעתיד עזרה של איש מקצוע חיצוני. אחרי שהתגברתם על ההצטברות, בעצמכם או באמצעות אדם חיצוני, מומלץ מאוד למיין ולארגן את המסמכים פעם בחודש על מנת שלא תיכנסו שוב למעגל של צבירת הרבה מסמכים.